بهترین روش جلوگیری از اسپم شدن ایمیل های ارسالی

سرویس های ایمیل در صورتی که ایمیل ها اسپم به نظر برسند آنها را به طور خودکار اسپم قلمداد می کنند و به طور کلی می توان گفت که کار خوبی هم می کنند. اما خب، این فیلترها همیشه هم عالی نیستند و گاهی اوقات ممکن است پیام هایی که می خواهید آنها را بخواهید به پوشه اسپم ها منتقل شوند.

چرا ایمیل‌های تان در پوشه اسپم قرار می‌ گیرند؟

بخش بزرگی از ایمیل ‌هایی که هر روز ارسال می ‌شوند، کلاهبرداری‌ هایی هستند که برای سرقت پول یا اطلاعات قربانیان طراحی شده‌ اند. با توجه به این که سازماندهی دستی و فیلتر کردن این ایمیل‌ ها برای کاربران ایمیل خیلی چالش ‌برانگیز است، سرویس‌ های ارائه دهنده خدمات ایمیل راه‌ حل‌ های قاطعانه ‌ای را برای مقابله با این ایمیل ‌ها اتخاذ کرده ‌اند.

پوشه هرزنامه یا Spam محل نگهداری ایمیل ‌های ناخواسته یا مشکوک به کلاهبرداری است. سرویس ‌های ایمیل از فیلتر های مختلفی برای تعیین اینکه کدام ایمیل ‌ها احتمالا هرزنامه هستند، استفاده می ‌کنند. این پیام‌ ها به پوشه Spam ارسال می ‌شوند.

بلد باشید: چطور از شر ایمیل های اسپم فراوان راحت شویم؟ 

فیلتر های اسپم با استفاده از روش ‌های مختلف از جمله بررسی آدرس IP فرستنده مربوط به فرستندگان هرزنامه‌ های شناخته ‌شده، خط موضوع‌ های گول‌ زننده و محتوای ایمیل و… به شناسایی محتوای اسپم در یک ایمیل می ‌پردازند.

مشکل اینجاست که گاهی اوقات ایمیل‌ های قانونی اگر حاوی محرک‌ های هرزنامه باشند، در پوشه اسپم گیر می‌ افتند.

6 نکته موثر برای پیشگیری از پر شدن پوشه اسپم ایمیل

1-از کار هایی که باعث تبدیل پیام به اسپم می ‌شوند، خودداری کنید

فیلتر های هرزنامه محتوای شما را اسکن می ‌کنند و به دنبال محرک‌ های خاصی می ‌گردند تا مشخص کنند ایمیل شما اسپم است یا خیر. برخی از محرک ‌های اسپم که باید از آن ها جلوگیری کنید، عبارتند از:

• نبود لینک لغو اشتراک در ایمیل‌ ها: اکثر افراد تجربه دریافت یک ایمیل به ظاهر قانونی از برندی که اغلب از آن خرید کرده‌اند، داشته ‌اند. اما با باز کردن پیام متوجه شده‌ اند که هیچ لینک لغو اشتراکی در پایین آن وجود ندارد. برخی از مارک ‌ها اطلاعات تماس شان را اضافه می‌ کنند و امکان قطع ارتباط را از بین می ‌برند. اگر لینک لغو اشتراک که باید باشد را حذف کنید، ممکن است پیام‌های تان مستقیما به پوشه هرزنامه بروند.
• استفاده بیش از حد از حروف بزرگ یا علامت تعجب در خطوط موضوعی: محتوای خط موضوع هم می‌ تواند به هرزنامه شدن پیام منجر شود. معمولا در پیام ‌های اسپم کلماتی مثل “رایگان” یا “فروش” استفاده می ‌شود. استفاده از حروف بزرگ در خط موضوع هم به این معنا است که ایمیل شما هرزنامه است، استفاده بیش از حد از علامت تعجب زیاد هم همینطور. برخی از رایج ‌ترین کلمات یا عبارات به کار برده شده در هرزنامه عبارتند از: 100% رایگان، دائمی، 100% موردپسند، رایگان، تخفیف، هدیه رایگان و . . .
• اقدام برای فیشینگ: کلاهبرداری ‌های فیشینگ برای فریب افراد طراحی شده‌ اند تا با تظاهر به اینکه از یک شرکت قانونی هستند، اطلاعات حساسی مثل رمز عبور یا شماره کارت اعتباری را دریافت کنند. ایمیل ‌های حاوی لینک ‌های فیشینگ اغلب توسط فیلتر های اسپم به دام می ‌افتند و مستقیما به پوشه هرزنامه ارسال می‌ شوند.
• پیوست ‌های غیر ضروری: اگر ایمیل شما حاوی پیوست است، مطمئن شوید همان چیزی است که گیرنده می‌خواهد یا به آن نیاز دارد. ایمیل‌ هایی که پیوست ‌های بیش از حد دارند، معمولا به پوشه هرزنامه ارسال می ‌شوند زیرا می ‌توانند حاوی ویروس‌ ها و نرم‌افزار های جاسوسی باشند که خطر امنیتی برای گیرندگان ایجاد می ‌کند.
• بیش از حد بودن تصاویر: بسیاری از کمپین ‌های بازاریابی قانونی از چندین تصویر به عنوان بخشی از استراتژی شان استفاده می ‌کنند. اما زیاد بودن این تصاویر ممکن است باعث شود تا این پیام‌ ها اسپم به حساب بیایند. همچنین باید از جایگزین کردن متن با تصویر خودداری کنید. علتش این است که استفاده از کلمات هرزنامه ‌گونه در تصاویر برای فریب دادن فیلتر های هرزنامه از طرف ارسال ‌کنندگان هرزنامه به یک شیوه عادی تبدیل شده است.

2- ایمیل‌های تان را تصحیح کنید

همیشه بد نیست که ایمیل‌های تان را قبل از ارسال تصحیح کنید، اما اگر بخواهید از پر شدن پوشه هرزنامه جلوگیری کنید، این مسئله بیشتر اهمیت پیدا می ‌کند. اشتباهات تایپی و خطاها می ‌توانند به راحتی فیلتر های هرزنامه را فعال کنند.

علت آن هم اینست که معمولا ایمیل‌ های کلاهبرداری‌ و فیشینگ پر از غلط املایی هستند. ارسال‌کنندگان هرزنامه این کار را عمدا انجام می ‌دهند زیرا هدف شان سو استفاده از گیرندگان کم‌ سواد و ساده است و می ‌خواهند زودتر به نتیجه دلخواه شان برسند.

حتما بخوانید: معرفی بهترین سرویس های ساخت ایمیل رایگان در دنیا

لازم به ذکر است هر چه اشتباهات املایی ایمیل بیشتر باشد، به احتمال بیشتری در پوشه اسپم قرار می‌ گیرد. همچنین می ‌توانید از ابزار های ویرایش مثل Grammarly (دانلود برای گوگل کروم دانلود برای فایرفاکس) برای کمک استفاده کنید.

3- مجوز ارسال ایمیل را دریافت کنید

یکی از بهترین راه‌ ها برای اطمینان از این که ایمیل‌ های شما در پوشه اسپم قرار نمی ‌گیرند، دریافت مجوز از مشترکین به منظور ارسال پیام‌ های بازاریابی برای آن ها است. این به این معناست که به ‌جای استفاده از فهرست ایمیل آماده یا جمع ‌آوری آدرس‌ های ایمیل از وب، صراحتا از هر مخاطب اجازه بگیرید.

کسب رضایت از گیرندگان بسیار مهم است. راه‌ های زیادی برای دریافت رضایت صریح وجود دارد. مثلا می ‌توانید از یک چک باکس در فرم ثبت ‌نام استفاده کنید یا عبارتی مثل “من می‌ خواهم از [فلان برند] آپدیت دریافت کنم” را در پیام تأیید اشتراک تان بگنجانید.

دریافت مجوز از مشترکین نه تنها یک راه موثر برای جلوگیری از رفتن پیام به پوشه هرزنامه است، بلکه یک کار اخلاقی و قانون پسندانه است.

4- از گیرندگان بخواهید ایمیل‌های تان را در لیست سفید قرار دهند

راه دیگر برای اطمینان از اینکه ایمیل ‌های شما در پوشه اسپم قرار نمی ‌گیرند این است که از گیرندگان بخواهید آدرس ایمیل تان را در لیست سفید قرار دهند. این یعنی اینکه آدرس ایمیل تان را به لیست مخاطبین شان اضافه کنید تا به کلاینت ایمیل آن ها بگوید که به طور خودکار پیام‌ های شما را به پوشه هرزنامه ارسال نکند.

وقتی از گیرندگان می‌ خواهید ایمیل‌ های شما را در لیست سفید قرار دهند، همیشه واضح بگویید که چطور می ‌توانند این کار را انجام دهند.

5- با احراز هویت اعتبارتان را بیشتر کنید

احراز هویت فرآیندی است که شما را به عنوان مالک یک نام دامنه (مثل نام تجاری) یا آدرس IP معرفی و تایید می ‌کند. این کار به ویژه برای افرادی که از آدرس ‌های ایمیل سفارشی استفاده می‌ کنند، مفید است.

احراز هویت شامل ارسال پیام ‌های رمزگذاری شده از سرور شما به سرور های گیرندگان به منظور اعتبارسنجی است. بدون احراز هویت مناسب، برخی از شرکت‌ های ارائه ‌دهنده خدمات اینترنت ایمیل‌ های دریافتی را به طور کامل مسدود می‌ کنند.

این سرویس ها را هم امتحان کنید: ارسال انبوه ایمیل رایگان با 8 سرویس برتر

بهترین راه برای جلوگیری از این مشکل استفاده از چارچوب سیاست فرستنده (SPF) و ایمیل شناسایی شده با کلید های دامنه (DKIM) است. دلیل توصیه این روش‌ های احراز هویت این است که با ارائه تاییدیه ایمیل به جلوگیری از جعل کمک می ‌کنند.

این امر از علامت‌ گذاری ایمیل‌های تان به عنوان هرزنامه یا رفتن به یک پوشه اسپم جلوگیری می ‌کند.

6- از برنامه‌ های چک ‌کننده‌ هرزنامه استفاده کنید

استفاده از برنامه‌ های چک ‌کننده‌ هرزنامه یک راه موثر برای بهتر دلیور شدن پیام و افزایش نرخ باز شدن ایمیل ‌های شما است. یک ابزار آنلاین مثل GlockApps به شما کمک می‌ کند تا مشکلات احتمالی محتوای ایمیل تان که می ‌تواند باعث تبدیل شدن آن به هرزنامه شود را شناسایی کنید.

این ابزار به افزایش احتمال دلیوِر شدن ایمیل تان کمک می ‌کند. همچنین اطلاعاتی را در اختیارتان قرار می ‌دهد که می ‌توانید بر اساس آن ها بر مشکلات مربوط به تحویل پیام غلبه کنید.

بلد باشید: ۴ سرویس ساخت و ارسال ایمیل به صورت ناشناس (و ۵ ترفند)

با همه اینها، هنوز چند نکته دیگر برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ها در Gmail، Outlook و Yahoo وجود دارد که در ادامه به آنها می پردازیم.

اگر می خواهید ایمیل های یکی از مخاطبان تان دیگر در پوشه اسپم نرود چه باید کرد؟

۱-در جیمیل Gmail

وارد جیمیلتان شوید و ایمیلی که به عنوان اسپم شناسایی شده را باز کنید. اگر هنوز آن را از پوشه اسپم هایتان حذف نکرده اید روی گزینه “Not Spam” در بالای ایمیل کلیک کنید.

به جای این کار، همانطور که قبلا هم اشاره کردیم می توانید فرستنده ایمیل را به مخاطبانتان اضافه کنید. برای این کار، روی منوی گوشه بالا و سمت راست کلیک کنید و “Add [Name] to Contacts list” را انتخاب نمایید.

• همه آموزشهای ما راجع به جیمیل

۲- در اوت لوک ماکروسافت Microsoft Outlook

در برنامه دسک تاپ Microsoft Outlook (با Outlook.com اشتباه گرفته نشود، این مورد در ادامه توضیح داده شده است)، گزینه ای وجود دارد که از علامت گذاری ایمیل به عنوان اسپم جلوگیری می کند. روی دکمه “Junk” در بخش دلیت کردن کلیک کنید و”Never Block Sender” را انتخاب کنید.

از دست ندهید: روش ایجاد امضا در انتهای ایمیل های گوگل+ نکات مهم

۳- در اوت لوک Outlook.com

Outlook.com ایمیل های مخاطبین شما را مهم محسوب می کند؛ بنابراین به راحتی می توانید آدرس ایمیل شخص مورد نظرتان را به مخاطبین خود اضافه کنید تا در آینده ایمیل های این ارسال کننده به عنوان اسپم شناسایی نشود.

برای این کار روی یکی ایمیل های فرستنده مورد نظرتان کلیک کنید تا آدرس او در قسمت بالا مشخص شود. روی آن کلیک کنید و سپس گزینه “Add” را بزنید. هر اطلاعاتی که می خواهید برای مخاطبتان وارد کنید و بعد گزینه “Save” را بزنید تا آدرس ایمیل جدید به مخاطبین تان اضافه شود.

با اینکه Outlook.com ایمیل های مخاطبین شما را در اولویت قرار می دهد؛ اما اگر ایمیلی غیر معمول به نظر برسد، آن را به عنوان اسپم شناسایی می نماید. اگر حتی بعد از افزودن آدرس ایمیل فرستنده به مخاطبینتان، ایمیل های این شخص اسپم می شوند می توانید اسپم را با استفاده از لیست “Safe Senders” کاملا دور بزنید.

برای این کار، روی منوی چرخ دنده در گوشه بالا سمت راست وب سایت Outlook.com کلیک کنید و بعد روی قسمت “Options” را کلیک نمایید. گزینه “Safe Senders” را در زیر Junk Email انتخاب کنید و بعد آدرس ایمیل فرستنده را به لیست آن قسمت اضافه نمایید.

• همه آموزشهای ما راجع به اوت لوک

۴-در ایمیل یاهو Yahoo! Mail

در Yahoo! Mail می توانید آدرس فرستنده مورد نظرتان را به لیست مخاطبینتان اضافه کنید تا در آینده ایمیل های دریافتی از این شخص اسپم تلقی نشوند.

برای انجام این کار، یکی از ایمیل های این فرستنده را باز کنید. بعد روی آدرس ایمیل فرستنده در بالای ایمیل کلیک کنید. موس را روی منوی “…” در پایین پاپ آپ ببرید و روی گزینه “Add to contacts” کلیک کنید. هر اطلاعی که می خواهید برای برای مخاطبتان وارد کنید و بعد “Save” را بزنید.

باز هم به این نکته اشاره می کنیم که در سرویس های گیرنده و فرستنده ایمیل که اینجا ذکر نشده اند هم تقریبا همیشه می توانید با افزودن نام فرستنده به لیست مخاطبینتان از اسپم شدن ایمیل های این شخص جلوگیری کنید.

اگر گزینه ای تحت عنوان “Not Spam”, “Remove From Spam” یا چیزهایی مشابه این وجود دارد می توانید روی آنها کلیک کنید. با این حال به طور کلی بهتر است همیشه فرستنده مورد نظرتان را به مخاطبینتان اضافه کنید. این کار بهترین گزینه برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل هایتان است.

• همه آموزشهای ما راجع به ایمیل یاهو

حتما بخوانید: ساده ترین روش برای پیدا کردن آدرس ایمیل اشخاص در اینترنت